En
2023, près de 20 % des organisations ont opté pour une forte dématérialisation
de leurs AG. Quant aux 80 % restants, une majorité affirment vouloir accélérer le mouvement d’ici trois ans. Parmi les outils disponibles sur le marché,
Wolters Kluwer, qui accompagne aujourd’hui 700 directions juridiques dans
l’automatisation de leurs process et le pilotage de leurs séances, faisait la démonstration de sa solution logicielle easyQuorum fin janvier.
C’est
le cauchemar des directions juridiques : la saison de la préparation des
assemblées générales s’est ouverte, et avec elle, son lot de tâches
chronophages. Chez un nombre croissant d’entreprises et d’associations
toutefois, ce processus et le grand rendez-vous des actionnaires/associés qui
s’ensuit sont parfois digitalisés de bout en bout ou presque : en 2023, 19 %
des organisations ont opté pour une forte dématérialisation de leurs AG, contre
9 % avant la crise sanitaire.
Tel
est l’un des enseignements qui ressort d’une récente étude de Wolters Kluwer,
présentée fin janvier par le groupe, éditeur de la solution logicielle
easyQuorum de gestion des AG et des boards, lors d’une conférence à laquelle
nous avons pu assister.
Cap
sur la valeur ajoutée
« Chaque
année on voit des phénomènes qui s’accélèrent et des fonctionnements qui sont
remis en cause », témoigne Nicolas Sarraquigne, directeur commercial
de la Legal Software, qui accompagne depuis six ans les entreprises dans
l’organisation de leurs assemblées en ligne. Car durant la fameuse période
critique, « les tâches administratives peuvent prendre plus de 50 % du
temps des organisateurs, la collaboration avec les tiers, 20 %, et la création
de la documentation juridique, 25 %. Il ne leur reste au final que 10 % dédiés
à leur expertise », rapporte Maxime Loiselle, directeur des ventes
easyQuorum.
Face
aux process répétitifs et aux contraintes de temps, objectif, pour les
entreprises qui se « convertissent » : gagner en valeur ajoutée,
comme le souligne en aparté Damien d’Hautefeuille, secrétaire général de
Sogenial, qui explique que sa société, spécialisée en investissement et gestion
de fonds immobilier, a épargné « un temps précieux » depuis
qu’elle a opté pour la dématérialisation, mettant ainsi un terme à une
organisation « facteur de stress pour [s]es équipes juridiques, back et
middle office ».
Les
entreprises cherchent par ailleurs à limiter le risque d’erreurs manuelles,
mais aussi à « appâter » les associés/actionnaires en facilitant le
vote, rendu possible via un simple clic – Damien d’Hautefeuille observe
d’ailleurs une « forte hausse du taux de participation » parmi
ses 6 000 associés – ou encore, à terme, de réaliser des économies de
budget qui peuvent s’avérer non négligeables. « Mettre en place ce type
d’outil a un coût, mais plus on digitalise, plus on fait des économies »,
argue Maxime Loiselle lors de la conférence. Argument de taille, quand près de
35 % des entreprises et des associations dédient moins de 1 000 euros à
l’organisation de leurs AG, et seules 8 % lui consacrent plus de 5 000
euros.
Seules
3 entreprises sur 100 ne digitalisent pas du tout leurs AG
Si
pour l’heure, toutes les entreprises ne sont néanmoins pas prêtes à sauter le
pas du tout digital, seules 3 entreprises sur 100 – contre 36 avant la crise
sanitaire – indiquent n’avoir digitalisé aucun processus en matière
d’organisation d’assemblées. Maxime Loiselle observe un mouvement global : « On
va de plus en plus vers une automatisation de la préparation (...) Le
papier, c’est bientôt de l’histoire ancienne ! », estime-t-il. « Le
drive en ligne s’est étendu : on partage moins les documents physiquement. »
Les convocations, quant à elles, sont aujourd’hui massivement envoyées par
mail, bien qu’un certain nombre d’entreprises affirment continuer à combiner
l’utilisation de mails à l’envoi de courriers simples ou avec accusé de
réception, preuve que le papier n’a pas encore dit son dernier mot.
Outre
l’orchestration en amont, les entreprises intègrent progressivement dans leurs
statuts la possibilité d’effectuer leurs instances en ligne. Sur ce point, « la
visioconférence s’est largement évangélisée depuis le Covid »,
témoigne le directeur des ventes easyQuorum. Cependant, le vote en ligne est
pratiqué aujourd’hui dans à peine un quart des structures, un chiffre encore
timide, juge Maxime Loiselle. « Force est de constater qu’il y a encore
beaucoup de votes à main levée, voire papier. Mais avant la crise
sanitaire, le vote en ligne était en-dessous des 15 %, preuve malgré tout qu’il
se démocratise. »
Reste
que lorsqu’on demande aux entreprises qui ne sont pas encore entièrement
digitalisées en matière d’AG « comment elles se projettent », « une
majorité d’entre elles veulent mettre le turbo d’ici trois ans ». Mais
alors, pourquoi tardent-elles à s’équiper d’une solution de dématérialisation
des assemblées ? Parmi les raisons avancées, un budget trop serré, une
entreprise pas assez mature, la méconnaissance d’outils appropriés ou la peur
qu’ils ne soient pas véritablement utiles. Pour Maxime Loiselle, c’est surtout
le reflet d’« un manque d’informations » : « difficile
de se projeter sur un logiciel qui fait absolument tout en termes
d’automatisation ! »
700
directions juridiques équipées : zoom sur easyQuorum
Parmi
les solutions facilitatrices disponibles sur le marché telles que ProVote, Seiitra, i-Périclès, etc., easyQuorum, qui a
rejoint Wolters Kluwer en 2021, accompagne les directions juridiques dans
l’automatisation de ces tâches et le pilotage des AG numériques ou hybrides. « On
ne fait pas de conseil juridique, mais nos chefs de projet en interne, qui
accompagnent les organisateurs de séances, sont tous issus de professions
juridiques », explique Maxime Loiselle. Hébergée chez le Français
OVHcloud via deux data centers, l’un à Roubaix, l’autre à Strasbourg, la
solution SaaS comptait, en 2023, 4 millions de convocations envoyées, un peu
plus de 1 000 instances organisés depuis 150 pays différents, dont une
assemblée générale ayant réuni plus de 700 000 personnes, et 700
directions juridiques équipées, tous secteurs confondus.
Via
une série de fonctionnalités plutôt intuitives, dont Maxime Loiselle fait la
démonstration devant une vingtaine de prospects, côté organisateurs, on peut
ainsi facilement « créer » une séance – voire la dupliquer quand elle
a déjà eu lieu –, fixer des rappels, générer automatiquement de la
documentation (juridique ou non), envoyer des convocations. Mais aussi, le jour
J, suivre les assemblées en temps réel, relancer la participation afin de voir
le quorum évoluer, générer automatiquement un PV de la séance et archiver le
tout. Et pour ceux qui veulent avoir des yeux partout, un historique d’actions
depuis la page « statistiques » permet par ailleurs de voir qui a
consulté un document, qui a voté, etc. Côté participants, l’interface change :
il est notamment possible de consulter et d’annoter ses documents, de donner
procuration, de faire un vote à distance ou encore de poser une question écrite
durant l’AG… enfin, lorsque l’organisateur l’a permis.
La solution SaaS easyQuorum permet notamment d'organiser son assemblée générale de manière dématérialisée © Wolters Kluwer
Si
l’outil est mature pour traiter les cas généraux, selon Nicolas Sarraquigne, « tous
les secteurs et toutes les entreprises ont leurs spécificités »,
reconnaît néanmoins Maxime Loiselle. « Mais cela importe peu,
car on adapte un maximum notre outil aux pré-requis des sociétés »,
précise immédiatement le directeur des ventes. Des optimisations sont ainsi
apportées régulièrement grâce aux retex des différentes organisations, comme,
récemment, la gestion de tickets pour les titulaires suppléants.
On
note également l’existence de passerelles vers des solutions complémentaires.
La solution logicielle est ainsi liée par toute une kyrielle de partenariats,
que ce soit en matière de signature électronique, de dématérialisation des
registres ou d’automatisation de la gestion des retours papier. Elle est
également aujourd’hui directement intégrable dans la plateforme collaborative
Microsoft Teams. « easyQuorum a par ailleurs des clefs API (identifiant
unique pour authentifier un utilisateur, ndlr) déjà éditées, qui permettent de
créer une API vers un formaliste afin de réaliser certains actes, certaines
formalités à l’issue des assemblées générales – par exemple le dépôt des
comptes », ajoute Maxime Loiselle.
L’assemblée
en ligne, une « révolution » ?
L’assemblée
générale dématérialisée, bientôt un incontournable ? A entendre Gilles
Ogoli-Socin, secrétaire général de la caisse de retraite complémentaire B2V
Gestion, venu assister à la présentation, l’AG en ligne serait même « révolutionnaire »
– rien que ça. Mais si lui rêve du tout digital, au sein de son organisation,
les administrateurs des diverses instances sont loin de partager son avis,
encore bien trop attachés au papier.
Qu’à
cela ne tienne, Gilles Ogoli-Socin compte bien les convaincre. Une initiative
qui semble en bonne voie : « Quelques avancées ont déjà été effectuées
chez nous post Covid, notamment avec la mise en place de la plateforme Oodrive,
pour permettre aux administrateurs d'accéder à nos documents d'instances de
façon dématérialisée. Il reste encore du chemin avant d'y parvenir mais je
reste confiant ! »
Bérengère Margaritelli